1- تعبئة النموذج الإلكتروني من خلال صفحة (الخدمات الاكترونية) نظام أنجز - مشاركات علمية  - نموذج طلب عقد لقاء علمي

2-  إرفاق صورة واضحة من جواز / جوازات سفر المتحدثين  مع تعبئة نموذج المسح

      الامني لكل متحدث على صيغة exl  ماعدا المتحدثين من داخل الجامعة فلا داع لذكر

       الاسماء

3- إرفاق نسخة من السيرة الذاتية للمتحدثين في الفعالية

4- تقدم  الطلبات قبل  ثلاثة  أشهر من الموعد المحدد أو المتوقع لعقد اللقاء العلمى.
5- تحديد الجهة التى تتحمل التكاليف  واذا كانت الجامعة يجب ارفاق خطاب ادارة

    الجامعة  بما يفيد بذلك .

6-اذا كان عدد المتحثين في االفعالية  10 اشخاص فاكثر يجب ترفق اسماء المتحدثين في

   المؤتمر على CD او توضع في ملف واحد  على صيغة exl

7- عدم دعوة أي شخص او متحدث حتى تتم الموافقة  النهائية من وزارة التعليم او

    صاحب الصلاحية

8-بعد الموافقة على اقامة الفعالية  تقوم الجهة المنظمة بمخاطبة الجهات ذات

   العلاقة  والرعاه  دون ان تتحمل الجامعة اي إلتزامات مالية أو أدبية جراء عقد هذه

    الفعالية

9- تقوم الجهة المنظمة بعد الحصول على الموافقة بتشكيل اللجان الإشرافية العلية 

    واللجان المنظمة للفعالية بالتنسيق مع وحدة المؤتمرات والندوات وورش العمل

10 - بعد إنتهاء الفعالية (مؤتمر - ندوة - ملتقى ) رفع توصيات تلك الفعالية إلى وحدة

     المؤتمرات والندوات  لرفعها الى وزارة التعليم  لتعميمها على الجهات المستفيده