1- تعبئةالنموذج الالكتروني من خلال صفحة (الخدمات الاكترونية) نظام انجز - مشاركات علمية  - نموذج طلب عقد لقاء علمي

2-  إرفاق صورة واضحة من جواز / جوازات سفر المتحدثين  مع تعبئية نموذج المسح

      الامني لكل متحدث على صيغة exl  ماعد المتحدثين من داخل الجامعة فلا داع لذكر

       الاسماء

3- ارفاق نسخة من السيرة الذاتية للمتحدثين في الفعالية

4- تقدم  الطلبات قبل  ثلاثة  أشهر من الموعد المحدد أو المتوقع لعقد اللقاء العلمى.
5- تحديد الجهة التى تتحمل التكاليف  واذا كانت الجامعة يجب ارفاق خطاب ادارة

    الجامعة  بما يفيد بذلك .

6-اذا كان عدد المتحثين في االفعالية  10 اشخاص فاكثر يجب ترفق اسماء المتحدثين في

   المؤتمر على CD او توضع في ملف واحد  على صيغة exl

7- عدم دعوة أي شخص او متحدث حتى تتم الموافقة  النهائية من وزارة التعليم او

    صاحب الصلاحية

8-بعد الموافقة على اقامة الفعالية  تقوم الجهة المنظمة بمخاطبة الجهات ذات

   العلاقة  والرعاه  دون ان تتحمل الجامعة اي التزامات مالية او ادبية جراء عقد هذه

    الفعالية

9- تقوم الجهة المنظمة بعد الحضول على الموافقة بتشكيل اللجان الاشرافية العلية 

    واللجان المنظمة للفعالية بالتنسيق مع وحدة المؤتمرات والندوات وورش العمل

10 - بعد انتهاء  الفعالية (مؤتمر -ندوة - ملتقى ) رفع توصيات تلك الفعالية الى وحدة

     المؤتمرات والندوات  للرفعها الى وزارة التعليم  لتعميمها على الجهات المستفيده